Wat is dat, uw administratie?

Uw administratie is alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Ook de gegevens welke uw boekhouder of administratiekantoor aanmaakt behoren tot uw administratie. Het opzetten van een administratie begint zelfs voordat uw onderneming daadwerkelijk van start is gegaan.

naar overzicht 'belangrijke informatie'

Voor een goede bedrijfsvoering

Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is in eerste instantie van belang voor een goede bedrijfsvoering. Omdat u met een goed bijgehouden administratie de beschikking heeft over de cijfers en resultaten van uw onderneming. Zo heeft u altijd inzicht in uw kosten, uw omzet en uw winst. Dat is belangrijk om tijdig te kunnen inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bij te stellen.
U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming.

Wettelijke verplichtingen

Daarnaast liggen er ook wettelijke verplichtingen ten grondslag. Als ondernemer bent u immers verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Deze administratie vormt de basis voor uw aangiften zoals omzetbelasting en inkomstenbelasting. Ook is het zonder een goede administratie niet mogelijk om aanspraak te maken op voordelige regelingen, zoals de kleine-ondernemersregeling voor de btw.

Bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht van uw administratie is 7 jaar. Een uitzondering hierop zijn de gegevens met betrekking tot onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, waarvoor een bewaartermijn van 10 jaar geldt. Een basisadministratie bestaat zeker uit:

• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie

Maar de bewaarplicht geldt ook voor:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen (eventueel geregistreerd via afrekensystemen en let erop dat uw afrekensysteem aan de wettelijke eisen voldoet)
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken (denk ook aan de agenda die u bijhoudt op uw mobiele telefoon of PDA)
• correspondentie
• software en databestanden

U doet er verstandig aan om daarnaast ook een urenadministratie bij te houden. Zoiets is in de meeste gevallen in uw agenda op te nemen.

Verplichtingen welke gelden voor de BTW

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. Daarom moeten de volgende zaken overzichten en per tijdvak worden bijgehouden:

• facturen die u zelf uitschrijft
• facturen die u moet betalen
• uitgaven
• ontvangsten
• privégebruik van goederen en diensten

Doet u zaken met het buitenland, houdt dan afzonderlijk bij:

• verwervingen uit andere landen van de Europese Unie
• ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie
• leveringen aan andere landen van de Europese Unie
• uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie

Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen, dan kan de margeregeling van toepassing zijn. Dit houdt in dat u niet over de omzet btw berekent, maar over het verschil tussen de verkoopprijs en inkoopprijs (de marge).

(Bron: Belastingdienst - 24-10-2009)